Pengaruh dan Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Daftar Isi

Pengaruh dan Fungsi Komunikasi dalam Organisasi - Komunikasi dalam organisasi memegang peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi.

image source: effectivecommunicationadvice(dot)com

Baca juga: Komunikasi dan Klasifikasi Kelompok

Komunikasi Organisasi

Komunikasi menjadi salah satu kebutuhan dasar individu dalam berinteraksi di dalam kelompoknya. Tujuan komunikasi bukan hanya informatif atau sebagai cara penyampaian pesan tapi juga menjadi salah satu bentuk dalam menjalin hubungan, baik individual, dalam kelompok ataupun organisasi.

Dalam konteks organisasi, komunikasi efektif akan menentukan tersampaikannya tujuan (visi-misi) organisasi kepada para anggotanya. Organisasi dalam hal ini adalah bagian-bagian yang saling bergantung. Dengan kata lain organinsasi merupakan struktur yang melangsungkan proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dimana operasi dan interaksi di antara bagian yang satu dengan yang lainnya dan manusia satu dengan manusia lainnya berjalan harmonis, dinamis, dan pasti.

Kemapanan struktur organisasi yang melangsungkan prosesnya secara sistem tersebut akan dapat mencapai tujuan secara efektif, yaitu input yang diproses akan menghasilkan output yang diharapkan sesuai dengan biaya, personel, dan waktu yang direncanakan.

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antarpribadi dan komunikasi kelompok. Pembahasan komunikasi organisasi antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horisontal.

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Keterkaitan antara komunikasi dan organisasi terletak pada fokus individu-individu yang terlibat dalam organisasi serta usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Hal yang dipertanyakan oleh ilmu komunikasi adalah:

• Metode dan teknik yang digunakan 
• Bagaimana prosesnya 
• Faktor apa saja yang menjadi penghambat 

Pengaruh Komunikasi terhadap Organisasi

Komunikasi organisasi dilihat sebagai sebagai derajat atau tingkat informasi tentang pekerjaan yang dikirimkan organisasi untuk anggota dan diantara anggota organisasi (Price, 1997). Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah untuk membentuk saling pengertian (mutual understanding) sehingga terjadi kesetaraan kerangka referensi (frame of references) dan kesamaan pengalaman (field of experience) diantara anggota organisasi. Komunikasi organisasi harus dilihat dari berbagai sisi yaitu pertama komunikasi antara atasan kepada bawahan, kedua antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, ketiga adalah antara karyawan kepada atasan.

Hubungan komunikasi antara atasan dan bawahan juga tidak bisa dilepaskan dari budaya paternalistik yaitu atasan jarang sekali atau tidak pernah memberikan kepada bawahannya untuk bertindak sendiri, untuk mengambil inisiatif dan mengambil keputusan. Hal ini disebabkan karena komunikasi yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan bersifat formal dimana adanya struktur organisasi yang jauh antara atasan dengan bawahan. Sehingga konsekuensi dari perilaku ini bahwa para bawahannya tidak dimanfaatkan sebagai sumber informasi, ide, dan saran.

Komunikasi memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan kepada para karyawan tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang berada di bawah standar (Robbins, 2002).

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Fungsi komunikasi dalam organisasi meliputi beberapa hal berikut (Sendjaja, 1994):

Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

Fungsi Regulatif

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau instruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Proses Komunikasi dalam Organisasi

Proses komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi internal dan proses komunikasi eksternal, yaitu:

Komunikasi Internal

Merupakan pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen).

Empat Dimensi Komunikasi dalam organisasi, yaitu:

Downward communication. Komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction). Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale). Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices). Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Upward communication. Komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah.

4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:

• Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
• Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
• Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
• Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai 

Horizontal communication. Komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: (a) Memperbaiki koordinasi tugas, (a) Upaya pemecahan masalah, (c) Saling berbagi informasi, (d) Upaya pemecahan konflik, (e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Interline communication. Tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran. 

Komunikasi Eksternal

Adalah komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu : Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.

Gaya Komunikasi

Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindakan berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak bekerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.

Gaya komunikasi didefinisikan sebagai berikut seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu. Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).

Pada dasarnya sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer atau administrator dapat memilih salah satu dari metode dan teknik komunikasi yang disesuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi dilaksanakan.

The Controlling Style

Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.

The Equalitarian Style

Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan berbagi informasi (share) di antara para anggota dalam suatu organisasi.

The Structuring Style

Gaya komunikasi ini lebih memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

The Dynamic Style

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah menstimulasi atau merangsang pekerja ataupun karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

The Relinguishing Style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

The Withdrawal Style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.

Pengaruh Peran terhadap Komunikasi Organisasi

Pentingnya hubungan sebagai pemimpin organisasi dengan komunikasi, maka perannya harus dijelaskan sehingga akan jelas pengaruhnya terhadap organisasi. Peran-peran tersebut meliputi:

a. Peranan Antarpersonal

Wewenang formal dari seorang manajer secara langsung akan menimbulkan 3 peranan yang meliputi hubungan antarpersonal yang mendasar, sebagai berikut:

• PerananTokoh. Terkait dengan kedudukannya sebagai kepala unit suatu organisasi, pemimpin melakukan tugas yang bersifat seremonial. 
• Peranan Pemimpin. Sebagai pemimpin, ia akan bertanggung jawab atas lancar tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya. 
• Peranan Penghubung. Dalam peranannya sebagai penghubung, seorang pemimpin menjalin komunikasi dengan orang-orang lain di luar komunkasi vertikal yang dilakukan, baik secara formal ataupun informal. 

b. Peranan Informasional

Dalam organisasinya, seorang pemimpin menjadi sentral karena ia menjalin kontak dengan seluruh pihak yang terkait dengan organisasinya. Peranan informasional ini meliputi:

• Peranan monitor. Pemimpin memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan pertanyaan kepada rekan dan bawahannya, serta menerima informasi pula dari mereka yang tanpa diminta melalui kontak pribadi yang selalu dibinanya. 
• Peranan penyebar. Berkebalikan dengan peran sebagai penghubung, ia menerima dan menghimpun informasi untuk kembali disebarluaskan kepada bawahannya. 
• Peranan jurubicara. Mengkomunikasikan berbagai hal kepada khalayak 

c. Peranan Memutuskan

Berkaitan dengan pengambilan keputusan dalam organisasi. Pemimpin memegang peranan penting dalam proses pengambilan keputusan yang dilakukan.

• Peranan wiraswasta. Pemimpin berusaha memajukan organisasinya dengan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan 
• Peranan mengendali gangguan. Mengendalikan berbagai gangguan dan tekanan yang diterimanya ataupun organisasi. 
• Peranan penentu sumber. Membuat keputusan dalam berbagai hal, pembagian kerja, pelaksana kerja serta waktu pelaksanaannya. Dengan kewenangan dalam pembuatan keputusan tersebut ia dapat mensinergikan segala sesuatunya 
• Peranan perunding. Mengkomunikasikan berbagai hal sebagai dasar pertimbangan dalam pembuatan keputusan.

Dimensi Komunikasi dalam Organisasi

a. Dimensi Komunikasi Internal terbagi 2 yaitu:

• Komunikasi Vertical. Yaitu komunikasi dari atas ke bawah (downward communication), yaitu komunikasi dari pimpinan ke anak buah, serta sebaliknya. 
• Komunikasi Horizontal. Komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya. 

Untuk memperoleh kejelasan mengenai hubungan komunikatif yang sebaiknya antara pimpinan (komunikator) dengan staf atau bawahannya (komunikan) dapat dipahami dengan jendela Johari Window berikut

Penjelasan Jendela Johari

b. Komunikasi internal diklasifikasikan menjadi 2 jenis sebagai berikut :

• Komunikasi personal 
• Komunikasi kelompok 

Sekian artikel Universitas Psikologi tentang Pengaruh dan Fungsi Komunikasi dalam Organisasi. Semoga bermanfaat.