Penyebab Gangguan Pesan dan Konteksnya dalam Organisasi

Daftar Isi

Penyebab Gangguan Pesan dan Konteksnya dalam Organisasi - Komunikasi adalah aktifitas sehari hari yang terjadi dalam kehidupan manusia. Gangguan pesan yang terjadi dalam proses komunikasi terkadang sulit dihindari. Berbagai jenis interfensi dapat mengganggu sampainya pesan dengan benar dan tidak berubah artinya kepada penerima pesan.

Selain dari itu jenis pesan pun dapat mempengaruhi terjadinya gangguan pesan. Pesan sehari hari yang sudah biasa dikomunikasikan biasanya jarang mengalami gangguan, namun pesan yang lebih rumit dan kompleks selalunya lebih mudah untuk terjadi gangguan dalam penyampaiannya.

Ketepatan pesan dalam komunikasi menunjukkan kepada kemampuan orang untuk mereproduksi atau menciptakan suatu pesan dengan tepat. Dalam komunikasi, istilah ketepatan digunakan untuk menguraikan tingkat persesuaian di antara pesan yang diciptakan oleh pengirim dan reproduksi penerima mengenai pesan tersebut. Atau dengan kata lain tingkat penyesuaian arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim dengan arti yang diinterpretasi oleh si penerima.

image source: www(dot)biusante(dot)parisdescartes(dot)fr

Baca juga: Prinsip dan Model Komunikasi

Hasil penelitian menunjukkkan bahwa informasi dan arti pesan berubah dari apa yang dimaksudkan, ketika pesan itu melewati individu-individu dalam jaringan komunikasi. Proses komunikasi ke bawah, ke atas, horizontal dan berbagai arah ada yang terjadi dengan cara yang simultan, secara seri atau berantai. Pesan yang didistribusikan dengan cara yang simultan mudah terkena perubahan dan distorsi bila dibandingkan dengan komunikasi interpersonal.

Karakteristik Gangguan Pesan

Pesan yang disampaikan dari seseorang kepada orang lain, kemudian disampaikan lagi kepada orang lain, biasanya akan mengalami gangguan dalam proses komunikasi. Adapun karakteristik dari pesan yang mengalami gangguan itu antara lain:

• Leveling: pesan yang disampaikan dari orang ke orang, cenderung menjadi lebih pendek, sederhana, kurang rinci, dan lebih disingkat. Semakin banyak informasi akan hilang dari pesan asli. Tidak ada jaminan bahwa informasi yang disimpan adalah penting atau informasi yang hilang mungkin penting untuk pemahamannya. Menyamaratakan mungkin adalah hasil utama dari pesan ketika disampaikan dari orang ke orang. 
• Sharpening: Beberapa rincian pesan menjadi disorot dan terfokus. Kadangkala dalam proses komunikasi individu hanya menyampaikan atau terfokus pada sebagain pesan yang mungkin akan berbeda denagn pesan aslinya. 
• Perubahan: Inti pesan dapat berubah dalam hal isi dan penekanan dari apa yang ada di pesan asli. 
• Penambahan: Rincian dapat ditambahkan untuk memperindah, mengisi kesenjangan, dan membuat pesan lebih masuk akal. 
• Asimilasi: Rincian (dan kadang-kadang urutan di mana mereka muncul) yang terdistorsi agar sesuai dengan pengalaman penerima terakhir, harapan set, sikap, persepsi, dan pesan sebelumnya yang telah dikirim dan diterima. 
• Hilangnya Pesan yang di tengah: Awal dan akhir dari pesan cenderung diingat lebih baik dari bagian tengah pesan. 
• Kehilangan Kualifikasi: Laporan yang memenuhi syarat sebelumnya cenderung menjadi pernyataan lebih dan lebih pasti. 
• Evaluasi: Orang-orang cenderung untuk mengevaluasi pesan dan mengkategorikan konten yang baik atau buruk, suka atau tidak suka, dan mereka kemudian menempatkan label evaluatif ke dalam pesan.  
• Pengelompokan: barang yang sejenis dalam pesan (dan di luar pesan) yang disatukan dan stereotip dapat terjadi. 
• Kesesuaian: Isi dan bahasa dan gaya pesan sering diubah agar sesuai norma-norma sosial. 
• Menyenangkan Penerima: Pesan sering dimodifikasi untuk membuat mereka lebih dapat diterima penerima. 

Jenis-jenis Gangguan Pesan

Berdasarkan model komunikasi, ada beberapa element penting dalam komunikasi yaitu sender. receiver, message, channel, feedback dan media. Gangguan pesan dapat terjadi pada setiap element komunikasi ini. Berikut ini jenis gangguan pesan yang mungkin terjadi dalam proses komunikasi:

1. Pengirim dan penerima:

Semakin beragam tujuan mereka atau lebih antagonis mereka dalam hubungan mereka, semakin besar kemungkinan bahwa distorsi dan kesalahan dalam komunikasi akan terjadi

2. Transmitter:

Pilihan pemancar dapat mempengaruhi hasil
Beberapa pesan mungkin lebih baik disampaikan secara lisan atau tertulis.
Penglihatan yang buruk, pendengaran rusak, dll mengurangi kemampuan penerima untuk menerima pesan secara akurat

3. Pesan:

Bentuk simbolik dimana informasi dikomunikasikan
Semakin kita menggunakan komunikasi simbolik, semakin besar kemungkinan simbol untuk memebrikan arti yang tidak akurat.

4. Pengkodean

Proses dimana pesan dimasukkan ke dalam bentuk simbolik
Pengirim cenderung untuk mengkodekan pesan dalam bentuk yang penerima mungkin tidak suka

5. Channel:

Para saluran dimana pesan yang dibawa dari satu pihak kepada pihak lain
Pesan tunduk pada distorsi dari saluran kebisingan atau berbagai bentuk gangguan

6. Decoding

Proses menerjemahkan pesan dari bentuk simbolik mereka ke dalam bentuk yang masuk akal. Ketika orang berbicara bahasa yang berbeda, decoding melibatkan derajat lebih tinggi dari kesalahan Arti Fakta, ide, perasaan, reaksi, atau pikiran yang ada dalam individu dan bertindak sebagai filter untuk menafsirkan pesan didekode oleh karena itu filter dapat menyebabkan distorsi

7. Tanggapan

Proses di mana penerima bereaksi terhadap pesan pengirim
Tidak adanya tanggapan dapat berkontribusi untuk distorsi yang signifikan
Umpan balik dapat mendistorsi komunikasi.

Penyebab Gangguan Pesan

Gangguan pesan dapat disebabkan oleh individu ataupun kontesk dari komunikasi itu sendi. Bagian ini akan menjelaskan fakto factor yang menyebabkan terjadinya gangguan pesan oleh individu dan juga gangguan pesan yang dapat terjadi dikarenakan factor organisasi. Adapun gangguan pesan yang disebabkan oleh factor individu antara lain:

1. Anggota Organisasi Mengamati Sesuatu Secara Seleksi

Secara fisiologis, indera manusia memiliki keterbatasan dalam penggunaannya. Terkadang, pemusatan perhatian terhadap stimulus hanya mampu dilakukan oleh satu indra tertentu sehingga ketidakmampuan manusia untuk melakukan multi-tasking atau pemusatan dua atau lebih indra di saat yang bersamaan mampu mengakibatkan distorsi pesan yang fatal. Misalnya, jika seorang anggota organisasi sedang memikirkan secara keras kondisi keluarganya, akan sangat mungkin ia mengacuhkan informasi sekilas dari rekan kerjanya yang memintanya untuk menemui pimpinan perusahaan.

Karena adanya kecenderungan manusia untuk memusatkan perhatian dengan menyeleksi pesan-pesan yang tertangkap oleh indranya, menjadikan pesan yang tak terpilih harus terbuang dan tak berhasil terinterpretasikan oleh penerima.

2. Orang Melihat Sesuatu Konsisten Dengan Apa Yang Mereka Percayai

Manusia cenderung memilih pesan yang ingin ia interpretasikan konsisten dengan apa yang ia percayai. Maksudnya, kecenderungan untuk menyandikan pesan sudah diatur di alam bawah sadar seseorang sehingga terkadang pesan yang tak sesuai dengan kepercayaan yang ia bawa akan tersisih.

3. Arti Suatu Pesan Terjadi Pada Level Isi dan Hubungan

Isi pesan adalah hal-hal substansial yang tekandung di dalam sebuah pesan, baik itu ide, gagasan, pendapat, dan hal-hal lain yang bersifat informatif, sedangakan hubungan merujuk pada pola bagaimana penyampaian pesan tersebut berlangsung, utamanya emosi yang menyertai dalam proses pengiriman pesan. Misalnya dapat ditemukan pada bentuk ekspresi, baik itu tersenyum, berduka, ceria dan hal-hal relasional lainnya. Ketika hal ini tidak terpenuhi dalam proses komunikasi, baik dikarenakan adanya ketidaksinambungan isi pesan dengan hubungan atau misinterpretasi komunikan terhadap bentuk atau pola kedua hal tersebut, menyebabkan acapkali distorsi pesan mudah terjadi.

4. Distorsi Pesan Diperkuat Oleh Tidak Adanya Kesinambungan Antara Bahasa Verbal Dan Nonverbal

Seperti yang pernah dibahas dalam dasar-dasar ilmu komunikasi, pesan verbal dan nonverbal memiliki sinergitas yang erat pada proses komunikasi. Konsistensi kedua bentuk pesan tersebut dalam rangka menyempurnakan isi pesan sering menemui kegagalan. Ketidaksinambungan antara isi pesan verbal dengan tampilan pesan nonverbal membuat distorsi dalam interpretasi

5. Pesan yang meragukan sering mengarah pada gangguan

6. Kecenderungan Memori ke Arah Penejaman dan Penyamarataan Detail

Secara psikologis dan neurologis, manusia memiliki dua kecenderungan ekstrim dalam menginterpretasi sebuah pesan. Pada satu kecenderungan, manusia tertentu lebih sering menggeneralisasikan informasi yang ia dapat dan buru-buru menyimpulkan tanpa verifikasi detail pesan itu lebih rinci lagi, namun pada sisi lain, ada juga tipe interpretasi manusia yang cenderung menspesifikasi stimulus pesan yang ia terima lebih rinci sehingga detail pesan yang sebenarnya dapat diterima dan makna pesan yang dikirim oleh komunikator dapat menemukan kesepahaman dengan komunikan.

7. Motivasi

Motivasi seorang komunikan dalam menginterpretasi sebuah pesan juga memiliki pengaruh tersendiri terhadap pemunculan distorsi atau gangguan pesan dalam sebuah organisasi. Ada tiga bagian motivasi pencetus distorsi pesan menurut Muhammad Arni dalam bukunya “Komunikasi Organisasi”, yaitu;

Sikap terhadap pesan Sikap negatif prematur seseorang terhadap isi sebuah pesan, setelahnya mampu memengaruhi interpretasi isi pesan secara keseluruhan. Artinya, impresi yang buruk yang isi pesan berikan dapat menjadi penentu gangguan yang muncul dalam penyandian makna pesan.
Keinginan atau minat. Keinginan atau minat seseorang terhadap unsur-unsur komunikasi, baik itu pada kualifikasi subjektif komunikator atau nilai subjektif komunikan terhadap isi pesan dapat memengaruhi tingkat keseragaman makna antara komunikan dengan komunikator terhadap isi pesan.

Keinginan komunikator untuk memodifikasi pesan yang ingin dikirimkan. Jika kedua faktor sebelumnya berbicara dari sisi komunikan, maka aspek ketiga ini menyasar faktor internal komunikator. Komunikator terkadang melihat kesesuaian antara konteks pesan dengan khalayak yang ia ingin paparkan pada pesan tersebut. Komplektisitas sebuah pesan dapat mengalami modifikasi “habis-habisan” ke arah bentuk pesan yang lebih sederhana dan dapat dimengerti oleh komunikan. Namun niat baik ini terkadang menemui ketidakkonsistenan makna atau arti sebenarnya yang pesan miliki justru setelah mengalami perubahan demi adaptasi terhadap komunikan.

Gangguan Pesan dalam Konteks Organisasi

1. Kedudukan atau Posisi dalam Organisasi.

Struktur fungsional dalam organisasi yang menempatkan seseorang atau sekelompok individu ke dalam divisi-divisi atau bagian-bagian fungsi menjadikan seleksi kepentingan pesan berdasarkan pembagian peranan. Misalnya dalam sebuah organisasi, informasi mengenai divisi administrasi akan diabaikan oleh bagian keuangan karena perbedaan peranan di antara kedua fungsi organisasi tersebut. Dan sebaliknya, hal tersebut berlaku terhadap fungsi-fungsi organisasi yang didivergensikan.

2. Hierarki dalam Organisasi

Struktur hierarki yang membedakan tingkatan posisi anggota satu sama lain secara vertikal, juga dapat meningkatkan perubahan makna pesan atau distorsi jikz ditransmisikan antara satu individu yang memiliki posisi hirarki yang lebih tinggi ke anggota lain yang terletak di struktur yang lebih rendah. Anggota yang lebih rendah secara struktural akan coba lebih berhati-hati dalam menyampaikan pesan ke atasannya, sehingga pesan akan mengalami banyak modifikasi agar dapat diterima seperti yang diinginkan bukan seperti yang seharusnya.

3. Keterbatasan Berkomunikasi

Peraturan organisasi yang membatasi ruang lingkup berkomunikasi antar anggota dalam koordinasi kegiatan dan keputusan demi mencapai keseragaman membuat organisasi melimpahkan pembuatan kebijakan, baik dalam koordinasi kegiatan maupun keputusan-keputusan mendasar, dengan cara sentralisasi, dalam artian perakitan kebijakan dibebankan pada sekelompok orang yang terkumpul dalam struktur fungsional khusus.

Namun, hal ini lagi-lagi rawan memunculkan distorsi pesan akibat melimpahnya arus komunikasi yang mesti diolah oleh divisi tersebut, sehingga demi melakukan penyesuaian untuk menghindari pesan bila terlalu banyak dan untuk menjaga tidak terputusnya urutan dalam proses informasi, individu dalam divisi tersebut bisa saja melakuakn beberapa hal berikut:

• Mengabaikan beberapa pesan 
• Menunda respon bagi pesan yang penting 
• Menjawab atau berespons hanya terhadap bagian dari beberapa pesan 
• Menggunakan waktu yang sedikit untuk tiap-tiap pesan 
• Memblok pesan sebelum masuk system 
• Mengurangi standar untuk membiarkan beberapa kesalahan dalam respon terhadap pesan 
• Mengurani beban respons terhadap beberapa pesan. 

4. Hubungan yang Tidak Personal

Organisasi formal umumnya menciptakan kondisi hubungan yang juga formal non-personal. Relasi lebih ditekankan ke kepentingan formal organisasi alih-alih menjalin kedekatan yang menyasar sisi emosional. Hal tersebut menjadikan konteks komunikasi bersifat pragmatis dengan penyampaian pesan secara to the point tanpa adanya pertimbangan reaksi yang mungkin ditimbulkan jika pesan dikirimkan. Ketertutupan terhadap aspek afeksi ini mampu menciptakan rasa frustasi karena efek pengekangan dan tuntutan kesiapsediaan dalam menghadapi kondisi “tanpa emosi” dalam sebuah organisasi.

5. Sistem Aturan dan Kebijaksanaan

Hampir sama dengan faktor sebelumnya, distorsi akibat sistem aturan dan kebijaksanaan yang berlaku dalam organisasi kebanyakan disebabkan oleh keformalan yang keterlaluan, sifat ‘tradisional’ yang keras dipertahankan, aturan kaku yang mengikat kuat dan sifat-sifat kebijaksanaan yang terkesan frigid, dingin terhadap adanya keterbukaan yang sebenarnya bisa diciptakan melalui komunikasi interpersonal yang emosional.

6. Spesialisasi Tugas

Spesialisasi mungkin akan menciptakan ketersisteman dan produktifitas, namun keterfokusan juga akan berdampak pada munculnya keapatisan antarindividu. Sifat bersaing dan semangat kompetisi membuat pesan atau informasi menjadi bagian yang tak ketinggalan dijadikan “alat” untuk merebut mendominasi. Akibatnya pesan sering ditunda, dipendam atau bahkan diubah total, dan hal ini tentu akan menciptakan distorsi pesan yang parah.

7. Ketidakpedulian Pimpinan

Sikap tidak peduli dari pimpinan organisasi juga merupakan pengalaman dalam proses komunikasi. Ada empat hal yang memberikan sumbangan terhadap sikap tidak peduli ini, yaitu:

• Pimpinan sering gagal mengirim pesan yang di butuhkan kariawan 
• Kebanyakan organisasi pada dasarnya tidak menginginkan komunikasi dua arah. 
• Kondisi menghalangi komunikasi yang efektif dan di hubungkan dengan tidak ambil pusing yang mendalam. 
• Keragu-raguan dan daya tahan perhatian yang sebentar merupakan hambatan bagi komunikasi yang efektif. 

8. Prestise

Seperti halnya hierarki dalam organisasi, tingkatan prestise seseorang individu dapat menjadi sumber intimidasi terhadap individu lain dalam proses komunikasi. Seorang anggota organisasi yang memiliki nilai prestisius yang lebih tinggi akan mudah menciptakan distorsi pesan dalam proses komunikasinya dengan anggota lain yang lebih rendah secara tingkatan level prestise.

9. Jaringan Komunikasi

Hambatan terakhir yang terdapat dalam faktor-faktor organisasi yang dapat menciptakan distorsi pesan adalah jaringan komunikasi yang dilewati pesan. Semakin banyak jaringan komunikasi yang harus dilewati oleh pesan, semakin rawan pula pesan tersebut mengalami perubahan makna substansial. Modifikasi isi pesan yang didapat seseorang untuk kemudian diretransmisikan kepada anggota lain adalah hal yang jamak dilakukan dengan alasan untuk menyesuaikan dan sebagai cara pengkondisian komunikator terhadap komunikan. Padahal hal ini tak jarang dapat mengubah atau malah melencengkan makna awal dari isi sebuah pesan.

Skill Untuk Mengurangi Terjadinya Gangguan Pesan

Adapun hal hal yang dapat dilakukan untuk mengurangi gangguan pesan adalah:

1. Menetapkan Lebih Dari Satu Saluaran Komunikasi

Salah satu cara untuk menemukan gangguan dengan menginformasikan pesan itu dengan berbagai sumber pesan,. Hal ini dapat di lakukan dengan cara berikut:

• Menggunakan sumber informasi yang di luar organisasi termasuk materi ayng telah dipublikasikan, teman dari organisasi lain, langganan organisasi, teman dari organisasi yang lain, kenalan dan desah desus. 
• Menciptakan bidang tanggung jawab yang tumpang tindih diantara karyawan sehinnga adanya kompetensi dlam proses komunikasi. 

2. Menciptakan Prosedur Untuk Mengimbangi Distorsi

Prosedur di sini diartikan sebagai proteksi awal terhadap pesan dengan mendasarkan pengurangan distorsi melalui pengenalan faktor-faktor personal dan organisasional yang telah dibahas sebelumnya.

3. Menghilangkan Pengantara Antara Pembuat Keputusan Dengan Pemberi Informasi

Konsep diferensiasi atau perbedaan yang sejajar bisa diterapkan untuk mengurangi perubahan makna pesan. Sistem pengontrolan yang luas membuat bawahan lebih memiliki wewenang otonom untuk menjadi pengawas bagi dirinya sendiri. Kedataran struktur ini nantinya akan mengurangi distorsi pesan akibat komunikasi vertikal karena jaringan yang harus dilalui oleh pesan menjadi lebih sedikit.

4. Mengembangkan Pembuktian Gangguan Pesan

Cara terakhir dalam mengurangi distorsi pesan adalah dengan menciptakan sistem pesan yang tidak boleh atau tidak dimungkinkan untuk diubah artinya selama dalam proses pengiriman. Walau pun cara ini tidak selalu berhasil namun dengan kehati-hatian yang lebih tinggi pada aspek pemilihan pesan, pengkualifikasian isi pesan, penukaran penekanan kalimat dalam pesan, penghilangan istilah yang mungkin bersifat ambigu, dan pertimbangan terhadap faktor persepsi penerima pesan, diharapkan mampu mengurangi distorsi yang mungkin menjangkiti pesan dalam organisisasi.

Kesimpulan

Gangguan pesan dalam komunikasi kadang sulit dihindari. Namun berbagai cara dapat dilakukan untuk menghindari terjadinya gangguan pesan seperti menghindari menggunakan istilah yang rumit dihami, membatasi jumlah pesan, menggunakan berbagai media dan juga memahami karakteritik penerima pesan. Selain dari itu memastikan adanya feedback dan feedbank termonitor dengan baik. Gangguan pesan dapat terjadi karenakan fakto individu maupun factor kontek komunikasi sperti dalam organisasi.

Sekian artikel Universitas Psikologi tentang Penyebab Gangguan Pesan dan Konteksnya dalam Organisasi. Semoga bermanfaat.